Eine gute Wochenplanung ist kein Projekt, sondern ein kurzer, wiederholbarer Ablauf. Ziel ist eine klare, realistische Aufgabenliste, die du am Montag ohne Nachdenken starten kannst. Unten findest du eine 30‑Minuten-Routine, die bewusst wenig Tool-Setup braucht.
Vorbereitung in 2 Minuten
- Kalender öffnen (Privat + Arbeit), nächste 10 Tage sichtbar.
- Eine einzige Inbox: Notiz-App, Papierliste oder Task-Tool. Keine zweite Liste parallel.
- Timer stellen: 30 Minuten. Tempo ist Teil der Methode.
Der 30‑Minuten-Ablauf (Schritt für Schritt)
Teile die Zeit strikt auf. Wenn ein Schritt „zu groß“ wirkt, schneide ihn kleiner, statt ihn länger zu machen.
| Zeit | Schritt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 0–5 | Inbox leeren: alles sammeln, nichts bewerten | Vollständige Roh-Liste |
| 5–15 | Kalender-Check: fixe Termine + harte Deadlines markieren | Echte Wochenkapazität sichtbar |
| 15–22 | Priorisieren: 3 Ziele der Woche + 5 „Must‑do“-Tasks | Kurzliste, die zählt |
| 22–28 | Zuschneiden: jede Aufgabe auf einen klaren nächsten Schritt reduzieren | Startklar statt vage |
| 28–30 | Montag-Start festlegen: 1 Aufgabe, 1 Zeitfenster | Reibungsloser Einstieg |
Schritt 1 (0–5): Sammeln ohne Sortieren
Schreibe alles auf, was „im Kopf“ hängt: E‑Mails, offene Gespräche, private Erledigungen, Mini-Ideen. Regel: keine Kategorien, kein Umformulieren, nur raus aus dem Kopf.
- Wenn du stockst: „Was würde mich Dienstag nerven, wenn ich es heute nicht notiere?“
- Alles, was > 15 Minuten dauert, darf erstmal unscharf bleiben. Schärfen kommt später.
Schritt 2 (5–15): Kalender zuerst, Liste danach
Der Kalender ist die Realität. Markiere Meetings, Abgaben, Arzttermine, Fahrzeiten. Dann schätze grob: Wo sind echte Fokusblöcke? Wo ist die Woche schon dicht?
Kapazitäts-Regel: Plane maximal 60–70% deiner freien Zeit mit Aufgaben. Der Rest ist Puffer für Unerwartetes, Nacharbeit und Menschen.
Schritt 3 (15–22): 3 Wochenziele, 5 Must‑dos
Wähle drei Ergebnisse, die am Freitag „zählen“. Dazu fünf Aufgaben, die unbedingt passieren müssen. Alles andere ist optional und kommt auf eine „Wenn Zeit ist“-Liste.
Beispiel: 3 Ziele
- Angebot finalisieren und verschicken
- 2 Sporteinheiten fix im Kalender
- Wohnung: Küche + Bad erledigen
Beispiel: 5 Must‑dos
- 1Rückruf bei Kundin
- 2Rechnung prüfen und freigeben
- 3Einkauf (Basisliste)
- 4Arzttermin organisieren
- 51 Fokusblock für Angebot
Schritt 4 (22–28): Aufgaben startklar schneiden
Vage Aufgaben erzeugen Widerstand. Formuliere jede wichtige Aufgabe so, dass du sie in 60 Sekunden beginnen kannst.
Muster: Verb + Objekt + nächster Schritt.
Statt: „Website verbessern“
Besser: „Startseite: Abschnitt X umschreiben (20 Min)“
Statt: „Steuern“
Besser: „Belege Januar scannen und in Ordner legen (25 Min)“Schritt 5 (28–30): Montag-Start fixieren
Lege genau eine Aufgabe fest, mit der du in die Woche startest, inklusive Zeitfenster. Der Trick ist nicht Motivation, sondern weniger Entscheidung am Montagmorgen.
Montag, 09:00–09:30: erste Must‑do‑Aufgabe starten.
Zur StartseiteHäufige Stolperfallen (und schnelle Gegenmittel)
- Zu viele Prioritäten: Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Reduziere auf 3 Ziele und verschiebe den Rest bewusst.
- Keine Puffer: Blocke jeden zweiten Tag 30 Minuten „Catch‑up“. Das verhindert, dass du ab Mittwoch hinterherläufst.
- Aufgaben ohne Ende: Gib jedem Task eine klare Definition of Done („E‑Mail versendet“, „Termin gebucht“).
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